关于会议、优先级和时间管理的思考

我有个朋友在一家大型国际IT公司担任经理。前段时间她抱怨说，自己一天到晚忙得不可开交，下班后筋疲力尽，却感觉什么都没做成。会议和各种干扰接踵而至，她原本计划好的任务总是被拆分，最终一天下来都没完成。这让她感到动力全无，精疲力竭。

这种事情对于管理者和开发人员来说都很常见，我想分享一些我的想法。

设定正确的目标

一个常见的错误是设定过于远大的目标，然后当目标未能实现时感到失望。如果你知道某一天会有很多会议和突发事件，那就应该给予这些任务应有的重视。

会议常常被人嘲笑，但如果组织得当，它们就能发挥重要作用：会议使人们能够听取利益相关者的意见，并利用这些信息做出正确的决策。理想情况下，会议的目的是交流信息，并准确了解现状，从而使团队或组织能够实现其目标。

如果你的工作需要参加很多会议，我认为正确的做法是投入时间做好会议准备，并有效地表达自己的观点。这些会议是你一天的主要任务——它们并非无关紧要的干扰或麻烦事。

同样的道理也适用于其他“干扰因素”，比如回答别人的问题。它可能比你意识到的更重要。

设定界限并坚持己见

现在，假设你还有一些其他重要的任务需要完成，但诸如会议、电话、Slack 讨论串等等事情却阻碍了你推进这些任务。那该怎么办呢？

在这种情况下，我建议你先确定你需要多少不受干扰的时间才能在这些任务上取得实质性进展。通常，只要能抽出一个小时或两个小时完全专注于一件事，就能产生奇效。无论你需要的最小不受干扰时间是多少，都要想办法安排好这段时间。这可能意味着你要跟你的老板或同事说：“我明天有一项重要的任务需要推进，所以从早上9点到11点，我希望不受任何干扰地完成它。”

我相信，如果你的老板（或者团队成员，无论具体情况如何）能意识到这项任务的重要性，他们就会给你足够的时间。你可以稍后再处理会议、邮件等等。以我的经验来看，人们在这类事情上通常比我们想象的要通情达理，而正是我们的恐惧（害怕错失机会、害怕被责备等等）阻碍了我们直接提出自己的需求。

有效沟通

凡事皆是如此，关键可能在于你的表达方式，而非内容本身。务必清晰地提出你的请求，并着重说明原因。同时，也要说明你何时能够恢复正常作息。重要的是，你的请求要听起来像是请求，而不是命令，并且要让对方明白，你是在尽力为团队/组织谋求最大利益。

你能同时抛接多少个球？

我们都想成为超人，但每个人，无论多么才华横溢、效率极高，都有其极限。每个人的极限各不相同，但它们对我们每个人来说都是客观存在的。杂耍演员可以不断地增加球的数量，但最终总会把球全部掉下来。当我们试图同时推进太多任务时，我们也犯了同样的错误。

总的来说，研究似乎表明人们并不擅长多任务处理。因此，我建议选择数量合理的任务进行处理，并在完成这些任务后再添加新的任务。一开始就让自己注定失败毫无意义。