所以你想举办一场开发者大会

你很喜欢参加过的开发者大会。你学到了很多东西，结识了很多很棒的人，回来后感觉充满活力，想要尝试新的想法。你心想，我们也应该在我的城市举办一个开发者大会！

那是我大约在2007年的时候，在波士顿举办了我的第一场大会。谢天谢地，大会很成功，从那以后，我在波士顿、迈阿密、纽约，甚至保加利亚的索非亚都举办过很多次开发者大会。

最近，一位朋友联系我，想筹办自己的开发者大会。这篇文章就是基于我之前给他的建议而写的。我的建议是针对那些活动策划经验不多，并且需要自掏腰包或公司预算有限的情况。当然，这些建议都是基于我个人的经验，所以如果你也举办过类似的活动，欢迎分享你的看法，无论你是否同意我的建议。另外，如果你正在考虑举办活动，也欢迎在评论区留言提问，我会很乐意解答你的其他问题。

2018 年在波士顿举行的 jsMobileConf 大会

我的活动应该有多大？

根据我的经验，活动规模是一个会影响策划工作的复杂因素。当然，您应该考虑活动主题（是宽泛的还是小众的？目标群体有多大？），但除此之外，您还应该认真思考活动规模会如何影响策划的成本和难度。

我在多个城市发现，任何超过250-300人的活动，除了酒店会议中心或会展中心之外，其他场地都难以容纳。虽然这些场地环境优美，也能在活动期间处理许多其他场地无法提供的后勤细节，但它们的费用也高得惊人。通常情况下，你必须使用场地提供的餐饮服务，甚至连音视频设备也得用。有时，你可能还需要购买WiFi或保证一定数量的房间售出。所有这些都会增加你或你雇主的财务风险，因此，除非你有充足的预算，否则在举办第一次活动时，你最好尽量降低风险。

规模较小的活动能提供一些独特而有趣的场地选择。例如，大学或剧院（舞台或电影院）的座位通常不超过300-350个，但租金要低得多，其他要求也更少。许多场地免费提供WiFi和音视频设备，甚至通常允许你自行选择餐饮。但缺点是，你可能需要处理很多原本由昂贵的场地提供的后勤工作。例如，我在波士顿举办的一次活动，由于无法邮寄物品，我只能把所有东西都放在附近一位同事家里，结果每天早上我都得从街对面的星巴克拖着一大桶咖啡去活动现场。

虽然我很喜欢这些“另类场地”，但考虑它们的另一个方面是，你可能需要对活动的结构保持开放的心态。就我个人而言，我喜欢单轨活动，但如果你想举办多轨活动，选择可能会受到一些限制。或者，如果你需要教室式的房间来举办实践工作坊，那也可能比较难找。有时候你可以发挥创意，找到一些有趣的替代方案，但你需要保持灵活。

2015年与演讲嘉宾和同事们一起乘船游览 TelerikNEXT

我应该配备多少个扬声器？

正如您所料，这取决于诸多因素，包括活动天数、分会场数量、每日活动时长以及各场会议时长。再次强调，预算是关键因素。活动的价值很大程度上取决于演讲嘉宾的水平，因此，即使是低成本的社区活动，也不应该让任何一位演讲嘉宾自费。至少要为每位外地演讲嘉宾支付机票和酒店费用。有些演讲嘉宾的工作性质允许或需要他们演讲，因此可能不需要您承担差旅费用，但最好还是按照需要承担所有费用的情况来制定预算。

因此，邀请演讲嘉宾的成本很大程度上取决于你能合理邀请到多少位嘉宾，而不是你需要多少位。就日程安排而言，我个人建议标准环节的演讲时间不要超过40-45分钟，主题演讲可以更长一些。这意味着，考虑到休息、午餐和环节之间的间隔时间，通常情况下，每个分会场每天需要6-7位演讲嘉宾。

需要提前多久开始计划？

我的第一个活动是在不到60天内策划完成的。虽然成功了，但我并不推荐这样做。有些场地甚至提前一年就开始被预订满了。通常你可以免费预留日期，也就是说，如果有人也想预订同一日期，你将拥有优先权。因此，提前规划并没有什么坏处（尽管有些剧院有时无法提前那么久确定演出安排，因此可能不愿意完全确定那么久以后的日期）。

演讲嘉宾的档期往往很早就被预定满了。许多大型会议的征稿启事会在会议召开前 6-8 个月发布。越早开始越好（不过，同样地，开始得太早可能会让一些人难以提前做出承诺）。

我通常会提前一年左右就开始寻找合适的场地，不过4-6个月通常也足够了。场地档期会影响你的活动日期，所以你需要尽可能多地进行调查，看看是否有其他活动、节假日，甚至学校的日程安排，以确保选择最有可能成功的日期。一旦你至少确定了场地在特定日期的使用权，你就可以开始联系演讲嘉宾或发布征稿启事。你也可以开始准备赞助商方案。

克里斯蒂安·海尔曼在保加利亚索非亚举行的2017年DevReach大会上发表主题演讲

何时开始推广？

我通常要等到场地确定（合同签署并获批）且初步确定了一些演讲嘉宾后才会公布活动信息。就我最近的活动而言，我提前7个月就开始宣传了，但大多数人要到4-5个月才会真正确定参加。事实上，大多数情况下，大部分门票销售都会在活动前最后一个月，甚至最后几周完成。我知道这个规律，但每次活动开始前两个月左右，我还是会焦虑得抓狂。我本可以不再焦虑，但会议策划就是这样，我无法明确判断活动最终成功是因为我焦虑的结果，还是尽管我焦虑却依然成功。为了保险起见，除非奇迹发生，我的活动门票提前售罄，否则我打算以后继续焦虑下去。

我为什么会惊慌失措，这引出了下一个问题。

最难的部分是什么？

我策划过的所有活动中，最难的部分始终如一：那就是宣传推广。尤其是在预算有限的情况下，更是难上加难。我尝试过在社交媒体和其他平台上投放广告，但成本累积起来相当可观，而且虽然我不敢自称是广告专家，但效果却微乎其微。如果电子报能够精准触达目标受众，或许也是一种有效的宣传方式，但这可能超出预算，而且也无法进行更有效的区域性定向投放（正如你可能已经猜到的，活动举办地离得越远，就越难说服人们参加）。

演讲者可以帮助你宣传推广，但对他们提出过高的要求或期望并不公平（他们本身就是你最好的宣传者，因为他们的演讲和提供的有价值的内容值得人们付费观看）。

我发现最有效的方法其实就是从基层做起。联系你的朋友和人脉。联系相关的电子报刊和网站，看看他们是否愿意免费刊登（但不要抱有任何不切实际的期望）。联系本地和区域性的聚会组织者，看看他们是否愿意与成员分享，或者更好的是，如果你有时间，就亲自参加这些聚会。联系该地区的雇主，看看他们是否愿意组织员工团体参加。

谈到晋升，任何想法都值得考虑。只要待人友善，行事光明磊落就好。

有哪些令人难忘的惊喜？

我很幸运，从未遇到过什么大事。我早期的一些事件发生在12月初和11月中旬的波士顿，所以有几年我们经历了早冬的暴雪或冰暴。虽然天气显然不受人为控制，但这提醒我们，在一年中的某些时候要考虑天气风险。

我也遇到过演讲者因为个人紧急情况而临时取消的情况。这种情况偶尔会发生。即使你压力很大，也要体谅他们。

策划完你的第一场活动后，你可能会发现一些意想不到的惊喜。你当初踏上这段旅程，是因为你喜欢参加会议，并从中获益良多。然而，举办会议与参加会议截然不同。我自己举办的活动很少有时间完整地参加所有环节——我的时间非常宝贵，大部分都花在了后勤管理上。尽管如此，这仍然是一次非常有意义的经历，其中最重要的是有机会与演讲嘉宾和参会者互动交流。祝你享受其中，一切顺利！