IOpipe 如何停止使用电子邮件

本文最初发表于Medium 平台。

在 IOpipe，我们主要使用三种沟通方式：GitHub、Slack 和 Zoom。你会发现我们没有使用电子邮件。接下来，我会解释我们为什么采用这种策略，团队是如何做出这个决定的，以及我们从中获得了哪些好处。

我们使用什么以及为什么

我们主要使用 GitHub、Slack 和 Zoom 进行沟通。我们也使用其他工具（例如，LucidChart 用于绘制架构图和信息流，Witeboard 用于在线白板，InVision 用于用户界面），但如果你问任何一位团队成员我们如何沟通或查阅内部文档，他们都会提到这三个工具（GitHub、Slack 和 Zoom）。

GitHub：GitHub 是我们的记录系统，也用于异步和非即时沟通。例如：提交 bug、大型功能或组成该功能的各个小 issue；然后将这些 issue 放到 GitHub 的项目看板上；会议记录也会记录在 GitHub 上，以便长期保存。即使归档不够完美也没关系，我们大量使用搜索功能，而且 GitHub 不断推出实用功能，例如“相关 issue”，可以帮助用户更快地发现是否提交了重复的 issue。

Slack：Slack 用于实时、类似办公室的协作。我们的团队完全远程办公（没有固定办公室），但我们通常会保持北美时区的核心工作时间。因此，我们使用 Slack 来提出想法、指出问题或快速获得反馈，以推动项目进展。

Zoom：Zoom 用于实时/同步协作。如果 Slack 中出现“多人正在输入”的情况，或者安排了时间集中讨论某个特定功能以制定计划，又或者正在调查某个未解决的事件且有多人参与，那么很可能需要使用 Zoom 进行讨论。将 Slack 中的对话转移到 Zoom 的一种方法是，在聊天中询问“这是否应该用 Zoom 讨论？”。10 分钟的同步聊天通常可以避免 60 分钟的文字聊天。
我们是如何走到这一步的？

去年，我们召开了一次工作协议会议，就团队协作方式达成了一些共识。我参考了 LucidMeetings 的一些资料和 Redbooth 的这份指南来指导会议。我们以远程方式召开了会议，并使用 Trello（当时我们使用的工具之一）来解答协议中的问题。但就今天的主题而言，我们解答的问题之一是：

我们将如何沟通？

最终达成的工作协议（如果您还没有达成过，可以阅读很多相关资料，例如前面的链接）包含五项我们始终遵守的协议，其中一项是：

沟通渠道越少越好

我们的工作协议一直是指导我们沟通方式的准则。我们意识到，在回答“我们将如何……”这个问题时，电子邮件并不在我们首选的沟通方式之列。既然我们要遵守协议，沟通渠道越少越好，那我们该怎么办？

实际上，这意味着我们有一个主要的沟通“主干”，即使周围的事物发生变化，这个主干也不会改变。例如，我们之前使用 Trello 进行项目管理，但发现重复工作太多，所以尽管 GitHub Projects 在我们迁移时还不够成熟，我们也全力投入。Trello 从我们的公司工作流程中移除，因为这样做符合我们的工作协议。

为什么有效

这种方式之所以行之有效，首要原因在于我们团队一致认为它可行。没有人突然闯进来大喊“我讨厌电子邮件！我们以后不用了！”。不，这种情况并没有发生。我们是一群成年人，经过沟通，就我们偏好的工作方式达成了一致，并且作为一群通情达理的成年人，我们共同制定了合作方式。

当然，还有其他好处：这套系统降低了认知负担——主干代码的决策点很清晰：需要长期保存吗？那就放到 GitHub 上。需要“快速”和别人沟通吗？那最好用 Slack，但如果需要做出任何决定，务必确保相关信息反映在 GitHub 上，并尽可能详细地记录上下文（同时要清晰明了）。以下是一个（并不完整的）流程示例：

沟通流程，源文件可在 LucidChart 上获取

“Slack蔓延”——即团队成员在Slack上过度传递信息，最终损害自身利益——确实在组织中发生，甚至有人专门撰文探讨人们为何讨厌Slack。但我无法比我们IOpipe的一位校友（本文的灵感来源）说得更好：“任何需要迭代、审查或流程处理的文档都不要放在Slack上。”这条简单的准则会让你受益匪浅。

我们如何改进

有几点我们可以改进，其中最突出的几点是：第一，虽然“GitHub 作为记录系统”总体上运行良好，并且搜索功能强大，但拥有许多存储库（包括用于营销、内容等的存储库）意味着“这个问题应该在哪里解决？”这个问题会占用认知空间，而我们可能可以对此采取一些措施。

其次，虽然用文字描述每个工具感觉相当具体（Slack 用于……等等），但根据信息的类型（也许可以用角色来描述？）绘制出信息如何在组织中流动的完整流程，将是一项有趣的练习，并且可能会引发一些关于我们内部存在的效率低下的有趣观察。

如何操作

如果你对此很感兴趣，并想在你的组织中尝试类似的方法，我必须强调，通过工作协议而非自上而下的决策来实施这种方法，效果真的非常好。当团队中的每个人都认同并遵守协议时，就不会有任何个人或团体成为沟通“规则”的“执行者”——我们会一起讨论如何做事。

当时的决定并非“彻底淘汰电子邮件”，而是“我们应该尽可能减少沟通渠道[内容]，这样可以降低认知负担，也更容易找到所需信息[原因]”。在当时，移除电子邮件是履行这一共识的行动，或者说，是落实战略的一种策略。

你们团队是否已达成工作协议？你们的远程团队是如何沟通的？想加入一个非常重视工作方式的远程团队吗？试试IOpipe，并加入我们社区 Slack 中的 #jobs 频道。